#PRIORITIZING: An executive is overwhelmed by conflicting priorities. How can you help them find clarity and focus?

Helping an executive overwhelmed by conflicting priorities requires a blend of strategic thinking, prioritization, and often a re-evaluation of core goals. Here’s a step-by-step approach to guide them toward clarity and focus:

1. Clarify Core Objectives

Start by revisiting the executive’s core goals—both personal and organizational. Sometimes priorities feel overwhelming because they stray from these core objectives. Ask questions like:

• What are the three most important outcomes you’re responsible for this year?

• How do these priorities align with the company’s mission and values?

2. Create a Prioritization Matrix

Use a framework like the Eisenhower Matrix to categorize tasks by urgency and importance:

• High Priority & Urgent: Address these immediately.

• High Priority & Non-Urgent: Schedule focused time to work on these.

• Low Priority & Urgent: Delegate if possible.

• Low Priority & Non-Urgent: Eliminate or defer.

3. Review Key Stakeholders and Outcomes

Map out who needs what and by when. Often, deadlines and deliverables are flexible or open to negotiation. Prioritize stakeholders and outcomes based on impact.

4. Batch and Delegate

Encourage them to bundle similar tasks together to minimize context-switching and delegate tasks where feasible. Releasing control of smaller, less critical items can free up focus for high-level priorities.

5. Set Boundaries and Communication Norms

Establish clear guidelines around work hours, communication expectations, and regular check-ins. Time blocking for deep work, decision-making, and rest can help maintain focus.

6. Build in Regular Reflection

Set a recurring time for them to review their current priorities and adjust as needed. Encourage them to assess progress, obstacles, and any new or evolving priorities.

This approach can help them structure their workload, find clarity, and focus on what truly drives results, rather than being pulled in too many directions.

#Prioritizing

-------------------------

Seorang eksekutif kewalahan dengan prioritas yang saling bertentangan. Bagaimana Anda dapat membantu mereka menemukan kejelasan dan fokus?

Membantu seorang eksekutif yang kewalahan karena konflik prioritas memerlukan perpaduan pemikiran strategis, penentuan prioritas, dan sering kali evaluasi ulang terhadap tujuan inti. Berikut pendekatan langkah demi langkah untuk memandu mereka menuju kejelasan dan fokus:

1. Memperjelas Tujuan Inti

Mulailah dengan meninjau kembali tujuan inti eksekutif—baik pribadi maupun organisasi. Terkadang prioritas terasa membebani karena menyimpang dari tujuan inti. Ajukan pertanyaan seperti:

• Apa tiga hasil terpenting yang menjadi tanggung jawab Anda tahun ini?

• Bagaimana prioritas-prioritas ini selaras dengan misi dan nilai-nilai perusahaan?

2. Buat Matriks Prioritas

Gunakan kerangka kerja seperti Matriks Eisenhower untuk mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya:

• Prioritas Tinggi & Mendesak: Segera atasi masalah ini.

• Prioritas Tinggi & Tidak Mendesak: Jadwalkan waktu yang terfokus untuk mengerjakan hal ini.

• Prioritas Rendah & Mendesak: Delegasikan jika memungkinkan.

• Prioritas Rendah & Tidak Mendesak: Hilangkan atau tunda.

3. Tinjau Pemangku Kepentingan Utama dan Hasil •

Memetakan siapa yang memerlukan apa dan kapan. Seringkali, tenggat waktu dan hasil yang dicapai bersifat fleksibel atau terbuka untuk dinegosiasikan. Prioritaskan pemangku kepentingan dan hasil berdasarkan dampak.

4. Batch dan Delegasi

Mendorong mereka untuk menggabungkan tugas-tugas serupa untuk meminimalkan peralihan konteks dan mendelegasikan tugas jika memungkinkan. Melepaskan kendali atas hal-hal yang lebih kecil dan kurang penting dapat membebaskan fokus pada prioritas tingkat tinggi.

5. Menetapkan Batasan dan Norma Komunikasi

Tetapkan pedoman yang jelas seputar jam kerja, ekspektasi komunikasi, dan check-in rutin. Pemblokiran waktu untuk pekerjaan mendalam, pengambilan keputusan, dan istirahat dapat membantu mempertahankan fokus.

6. Bangunlah Refleksi Secara Reguler

Tetapkan waktu yang berulang bagi mereka untuk meninjau prioritas mereka saat ini dan melakukan penyesuaian bila diperlukan. Dorong mereka untuk menilai kemajuan, hambatan, dan prioritas baru atau yang terus berkembang.

Pendekatan ini dapat membantu mereka menyusun beban kerja, menemukan kejelasan, dan fokus pada apa yang benar-benar mendorong hasil, daripada ditarik ke berbagai arah.